Exactio - Dienstleistungen

Exactio - massgeschneiderte Dienstleistungen für Sie und Ihr Unternehmen

Exactio AG ist ein Beratungsunternehmen, das Dienstleistungen in den Bereichen Schweizer und internationaler Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung, Steuern sowie Global Mobility für lokale und multinationale Unternehmen sowie für Privatpersonen anbietet. Wir passen unsere Dienstleistungen an Ihre Bedürfnisse an und bieten massgeschneiderte Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

Internationale Schatten- und Schweizer Lohnbuchhaltung zur Unterstützung Ihrer Schweizer Arbeitgeberpflichten

Solide Kontrollmechanismen und Prozesse helfen Unternehmen, ihre Compliance-Risiken zu beseitigen, Personalkosten zu überwachen und Steuer- und Sozialversicherungsabgaben zu optimieren. Dies wiederum schafft Vertrauen sowohl bei Ihren Mitarbeitenden als auch bei den schweizerischen Behörden und reduziert das Risiko von behördlich angeordneten Steuer- und Sozialversicherungsrevisionen, die gesetzliche Regelverstösse aufdecken können. Diese können im schlechtesten Fall zu Straf- und Zinszahlungen führen. Darüber hinaus schaffen transparente Prozesse rund um die Lohnbuchhaltung Vertrauen bei den Mitarbeitenden und führt somit zu einer erhöhten Zufriedenheit. Wir können Ihnen dabei helfen!

Internationale Schatten- und Schweizer Lohnbbuchhaltung

Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen alle erforderlichen Prozesse, um die relevanten Lohninformationen für die Lohnbuchhaltung zu erhalten. Wir führen die monatliche Lohnbuchhaltung durch, berechnen die korrekte Sozialversicherungs- und Quellensteuerabzüge und stellen Anweisungen für die entsprechenden Zahlungen aus. Wir erstellen die monatlichen Lohnabrechnungen, die jährlichen Lohnausweise und sorgen für die fristgerechte Meldung der relevanten Lohninformationen an die unterschiedlichen Behörden und Versicherungsanbieter.

Gesundheitschecks der Schweizer Lohnbuchhaltung

Wenn Sie die Lohnbuchhaltung selbst betreiben, überprüfen wir Ihre Lohnbuchhaltungsprozesse, Ihre Lohnbuchhaltung und Ihre gemeldeten Vergütungen und gleichen diese mit den gesetzlichen Vorschriften ab. Wir fassen unsere Ergebnisse in einem Bericht zusammen und machen Vorschläge zur Korrektur und Optimierung Ihrer Lohnbuchhaltung. Wir unterstützen Sie auch bei der Umsetzung der Änderungen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Lohnbuchhaltung alle gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz erfüllt.

Unterstützung bei Quellensteuerrevisionen

Im Vorfeld einer Quellensteuerrevision überprüfen wir Ihre Lohnrapportierungsprozesse und schlagen Anpassungen vor, sofern notwendig. Ausserdem helfen wir Ihnen bei der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen und unterstützen Sie bei der Beantwortung von Quellensteuerauflagen.

Verhandlungen von Quellensteuervereinbarungen

Möchten Sie den administrativen Aufwand rund um die Quellensteuerabrechnung optimieren? Wir unterstützen Sie bei der Verhandlung einer Quellensteuervereinbarung mit den Steuerbehörden, um Ihre administrativen Lohnbuchhaltungsprozesse für Ihre Schweizer und internationalen Mitarbeitenden zu optimieren. Des Weiteren handeln wir auch Spesenreglemente und Steuererleichterungen im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten aus.

Beratung für internationale Lohnvergütung

Wir überprüfen Ihre internationalen Lohnbuchhaltungsprozesse und machen Vorschläge zu deren Optimierung mit dem Ziel der organisatorischen und administrativen Entlastung, der Erhöhung der Transparenz, der optimierten Compliance und der Kostenoptimierung.

Fernarbeit - Niederlassungsrisiken für Arbeitgeber in der Schweiz

Überlegungen, die Arbeitgeber anstellen sollten, wenn sie ihren Mitarbeitern in der Schweiz erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten

Einführung des Prinzips des faktischen Arbeitgebers in der Schweiz

Zusammen mit der neuen Quellensteuerverordnung ist am 1. Januar 2021 das Kreisschreiben 45 der Eidgenössischen Steuerverwaltung in Kraft getreten, das die Harmonisierung des Quellensteuererhebungsverfahrens sowie die schweizweite Einführung des faktischen Arbeitgeberprinzips vorsieht.

Massgeschneiderte Schweizer sowie internationale Sozialversicherungslösungen für Sie und Ihre mobilen Mitarbeitenden

Die Einhaltung der Sozialversicherungsvorschriften und die korrekte Berichterstattung sind ebenso wichtig und komplex wie die korrekte Steuerabwicklung. Für die meisten Unternehmen ist klar, bei welchen Behörden Quellensteuern abzuführen sind, die Einhaltung der Sozialversicherungsvorschriften ist jedoch in vielen Fällen komplexer. Wussten Sie zum Beispiel, dass die Sozialversicherungsbeiträge unter Umständen im Wohnsitzstaat Ihres Mitarbeitenden abzuführen sind und nicht im Land, in dem Sie als Arbeitgeber ansässig sind? Wie handhaben Sie die Sozialversicherungspflicht für Ihren Mitarbeitenden in der Schweiz, wenn Sie hier keine Niederlassung oder rechtliche Präsenz haben? Oder haben Sie abgeklärt, ob eine Sozialversicherungspflicht in einem anderen Staat besteht, sofern Ihre Verwaltungsräte keinen Wohnsitz in der Schweiz haben? Wir helfen Ihnen, die komplexen schweizerischen und internationalen Sozialversicherungsregelungen korrekt zu interpretieren und einzuhalten.

Pflichten für Arbeitnehmende ohne beitragspflichtigen Arbeitgeber in der Schweiz - ANobAG

Wie gehen Sie mit den Arbeitgeberpflichten für Ihre Mitarbeitenden in der Schweiz um, die vom Bewilligungs- und Arbeitsrecht bis hin zu Steuern, Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung und Pensionskassen reichen, wenn Sie keine Niederlassung in der Schweiz haben? Das ANobAG-Schema ("Arbeitnehmer ohne beitragspflichtigen Arbeitgeber") ist für Schweizer Arbeitnehmer ausländischer Unternehmen ohne rechtliche Präsenz in der Schweiz gedacht. Wir unterstützen Sie und Ihren Mitarbeitenden bei allen Formalitäten, die erforderlich sind, um in der Schweiz gesetzeskonform zu arbeiten. Ihr Mitarbeitender wird durch das obligatorische Schweizer System der Alters-, Arbeitslosen-, Invaliditäts- und Unfallversicherung abgesichert, während er direkt bei der Firma im Ausland angestellt ist.

Unterstützung bei Sozialversicherungsrevisionen

In der Schweiz finden Sozialversicherungsrevisionen typischerweise alle drei bis vier Jahre statt. Es ist also nicht eine Frage des "ob", sondern des "wann" ein in der Schweiz tätiges Unternehmen geprüft wird. Wir unterstützen Sie bei der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen und überprüfen Ihre Prozesse rund um die Sozialversicherungsabwicklung Ihrer lokalen und internationaltätigen Mitarbeitenden im Detail. Anschliessend fassen wir unsere Ergebnisse in einem Bericht mit unseren Empfehlungen und Optimierungsvorschlägen zusammen.

Überwachung und Deklaration der Sozialversicherungen

Wir integrieren die Deklaration der Sozialversicherungsbeiträge für Ihre schweizerischen und internationalen Mitarbeitenden in den ordentlichen Lohnbuchhaltungsprozess und stellen so die korrekte und rechtzeitige Meldung und Zahlung der fälligen Schweizer Sozialversicherungsbeiträge sicher. Sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmerbeiträge werden auf den individualisierten Kumulativjournalen sowie auf den offiziellen Lohnausweisen für Ihre Mitarbeitenden ausgewiesen.

Aufsichtsrat- und Verwaltungsratsmitglieder

Wir beraten Sie und Ihre Aufsichtsrat - und Verwaltungsratsmitglieder ohne Wohnsitz in der Schweiz rund um die schweizerische und internationale Sozialversicherungspflicht. Gegebenenfalls unterstützen wir sie bei der Beantragung der entsprechenden A1 oder Certificate of Coverage (CoC) Formulare. Darüber hinaus klären wir Sie über Ihre Arbeitgeberpflichten auf und unterstützen Sie beim Aufbau von Prozessen, um festzustellen, ob Ihre Aufsichtsrat- und Verwaltungsratsmitglieder in einem anderen Staat sozialversicherungspflichtig sind oder werden.

Verwaltung von mobilen Mitarbeitenden sowie Business Travelers

Wir beraten Sie zur Sozialversicherungssituation Ihrer mobilen Mitarbeitenden und unterstützen Sie beim Aufbau adäquater Prozesse, um nicht konforme Situationen für Sie und Ihre Mitarbeitenden zu vermeiden. Es ist wichtig, dass die Sozialversicherungspflicht Ihrer mobilen Mitarbeitenden im Voraus geprüft wird, bevor der Mitarbeitende ins Ausland reist, da nachträgliche Korrekturen des Sozialversicherungsstatus häufig nicht möglich sind. Dies kann zu Gesetzesverstössen seitens Arbeitgeber und möglicherweise zum Verlust von Leistungsanrechten für Ihre Mitarbeitenden führen. Wir helfen bei der Beantragung der relevanten A1-Formulare und anderer Bescheinigungen zwischen der Schweiz und den EU/EWR-Ländern sowie der CoC-Formulare für Reisetätigkeiten in andere Vertragsländer.

Fernarbeit - Niederlassungsrisiken für Arbeitgeber in der Schweiz

Überlegungen, die Arbeitgeber anstellen sollten, wenn sie ihren Mitarbeitern in der Schweiz erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten

Betrieb in einem anderen Land als dem Hauptsitzland

Welche Überlegungen muss man als Arbeitgeber machen und welche möglichen Stolpersteine gibt es?

Massgeschneiderte Steuerlösungen für Ihre mobilen Mitarbeitenden

Steuern werden immer wie komplexer, selbst in den einfachsten Situationen. Grenzüberschreitende Tätigkeiten erhöhen die Komplexität zusätzlich. Daher entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ihren mobilen Mitarbeitenden, wie z. B. Business Travelers, internationale Mitarbeitende mit lokalem Anstellungsverhältnis, entsandte Mitarbeitende, Grenzgängern, Fernarbeitskräfte und Verwaltungsratsmitglieder, massgeschneiderte Steuerdienstleistungen anzubieten, damit sichergestellt wird, dass die Mitarbeitenden sämtliche steuerrechtliche Vorgaben einhalten. Wir bietene eine Vielzahl verschiedenster Steuerdienstleistungen an, je nachdem, was Sie Ihren mobilen Mitarbeitenden anbieten möchten. Wir helfen Ihnen auch, zu verstehen und definieren, welche Steuerdienstleistungen von Ihren mobilen Mitarbeitenden benötigt werden!

Steuerberatungsgespräch

Mitarbeitende, die neu in die Schweiz gezogen sind oder planen eine Anstellung bei einem Schweizer Arbeitgeber anzunehmen, haben häufig Fragen zum schweizerischen Steuer- und Sozialversicherungssystem, welche Meldepflichten bestehen und was bei Auslandsreisen zu beachten ist. Wir bieten Ihren Mitarbeitenden ein klärendes Beratungsgespräch an, in welchem wir die Steuersituation abklären und offene Fragen beantworten.

Einkommenssteuererklärung

Wir unterstützen Ihre Mitarbeitenden bei der Erstellung der jährlichen Steuererklärung unter Berücksichtigung sämtlicher möglichen Steuerabzüge, kantonalen Eigenheiten, regulatorischen Änderungen sowie internationalen Steuerabkommen.

Steuerliche Behandlung der Quasi-Ansässigkeit

Für steuerlich nicht-ansässige Mitarbeitende, deren Einkommen hauptsächlich in der Schweiz besteuert wird, erstellen wir Steuererklärungen basierend auf dem Quasi-Ansässigkeitsprinzip, um sicherzustellen, dass sämtliche möglichen Steuerabzüge berücksichtigt werden, wenn sie in der Schweiz arbeiten, aber im Ausland wohnen.

Überprüfung des Steuerbescheides/der Steuerauflage

Wir überprüfen die Steuerbescheide und Steuerauflagen, welche Ihre mobilen Mitarbeitenden von den Steuerbehörden erhalten und unterstützen sowohl bei der Anfechtung des Steuerbescheides im Falle von Fehlern wie auch bei der Beantwortung von Steuerauflagen. Mit unserer Unterstützung sind die steuerlichen Angelegenheiten Ihren Mitarbeitenden in professionellen Händen.

Andere Steuerdienstleistungen

Je nach Bedürfnisse Ihrer mobilen Mitarbeitenden bieten wir zusätzliche Steuerberatungsleistungen an, welche auf einer offenen und transparenten Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden beruht.

Schweizer Steuern auf einen Blick

Ein Steuerleitfaden für Ausländer und Expats

Fernarbeit - Niederlassungsrisiken für Arbeitgeber in der Schweiz

Überlegungen, die Arbeitgeber anstellen sollten, wenn sie ihren Mitarbeitern in der Schweiz erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten

Global Mobility Dienstleistungen für Arbeitgeber mit mobilen Mitarbeitenden

Alle Unternehmen mit international mobilen Mitarbeitenden stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen und müssen immer mehr internationale Anforderungen berücksichtigen. Mobile Mitarbeitende sind in der heutigen Zeit bei weitem nicht mehr auf den klassischen Entsendungsmitarbeitenden beschränkt, der sich transparent zwischen zwei Ländern bewegt. Heute umfasst der Begriff "mobile Mitarbeitende" unregelmässige und regelmässige Geschäftsreisende, Grenzgänger/innen, lokale oder entsendete Wochenaufenthalter/innen, Fernmitarbeitskräfte, internationale Mitarbeitende mit lokalem Anstellungsverhältnis, internationale Verwaltungsratsmitglieder und natürlich die klassischen Entsendungsmitarbeitende. Haben Sie für alle Situationen die notwendigen Anforderungen berücksichtigt und können diese bewältigen? Unsere Global Mobility Dienstleistungen decken die verschiedensten Bereiche ab, um ganzeinheitliche Lösungen anzubieten.

Mobility Policies und Richtlinien

Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre Bedürfnisse und erarbeiten Mobility Policies und Richtlinien, die Ihnen und Ihrer Organisation helfen werden, die Anforderungen rund um Ihre mobilen Mitarbeitenden zu bewältigen. Wir unterstützen Sie beim Erstellen von kompetitiven Vergütungsmodellen für Ihre mobilen Mitarbeitenden, die international tätig sind. Wir beraten Sie auch, um Prozesse zu entwickeln und zu dokumentieren, die sicherstellen, dass Ihre mobilen Mitarbeitenden vor, während und nach der internationalen Tätigkeit optimal betreut werden.

Steuer- und Sozialversicherungsrichtlinien

Viele Mobility Policies und Richtlinien sind unklar und vage formuliert, wenn es um die steuerrechtliche- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der mobilen Mitarbeitenden geht. Dies kann zu erhöhten Kosten für den Arbeitgeber wie auch zu reduzierten Leistungen für die Mitarbeitenden führen. Zum Beispiel könnte einer Ihrer Mitarbeitenden Leistungskürzungen bei der beruflichen Vorsorge erleiden, wenn die Entsendung nicht unter den korrekten sozialversicherungsrechtlichen Bedingungen aufgesetzt wurde. Wir helfen Ihnen, massgeschneiderte Steuer- und Sozialversicherungsrichtlinien zu entwerfen, die Transparenz in Bezug auf die Kosten für Ihr Unternehmen und die Leistungen an Ihre Mitarbeitende schaffen.

Optimierung internationaler Arbeitgeber-Compliance

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Prozesse kostenoptimiert sind und sämtliche Pflichten eingehalten werden, damit Sie bösen Überraschungen vermeiden können? Wir unterstützen Sie bei der Definition und Dokumentation Ihrer Prozesse rund um die internationalen Arbeitgeber- und Abrechnungspflichten und schaffen gleichzeitig im Vorfeld Transparenz über die voraussichtlichen Kosten für Entsendungen oder andere grenzüberschreitende Beschäftigungssituationen. Darüber hinaus schulen wir Ihre HR-, Finanz- oder Lohnbuchhaltungsabteilung, um spezifisch aufzuzeigen, wie diese Abteilungen bei der Betreuung Ihrer mobilen Mitarbeitenden transparent und effizient mitunterstützen können..

Fernarbeit - Niederlassungsrisiken für Arbeitgeber in der Schweiz

Überlegungen, die Arbeitgeber anstellen sollten, wenn sie ihren Mitarbeitern in der Schweiz erlauben, von zu Hause aus zu arbeiten

Einführung des Prinzips des faktischen Arbeitgebers in der Schweiz

Ob Unterstützung im Bereich Lohnbuchhaltung, Sozialversicherungen, Steuern oder Global Mobility wir sind der richtige Partner für Sie. Unsere umfangreiche Erfahrung in all diesen Fachbereichen und unser praxisorientierter Ansatz stellen sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden das bekommen, was Sie benötigen.

Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Ihre Unternehmung unterstützen können, damit Sie und Ihre Mitarbeitenden zu jeder Zeit sämtliche Pflichten und Regelungen einhalten!

Kontakt